Werkwijze

Vaak is het lastig om direct de vinger op de zere plek te leggen, daarom is het goed om documenthuishouding in kaart te brengen en tegelijkertijd de wensen van de gebruikers te onderzoeken.
Dit alles is een onderdeel van de quick scan.

De Quick Scan
De quick scan is een kort onderzoek binnen uw organisatie of instelling waarbij problemen op document en archiefgebied in kaart worden gebracht.
Voor dit kortstondig onderzoek is eigen inbreng en vak inhoudelijke kennis belangrijk. Daarom zijn een aantal aanspreekpunten binnen uw organisatie van essentieel belang. Alleen dan kan een goed plan van aanpak opgesteld worden.
 

Duur van de Quick Scan
De quick scan zal tussen de 3 t/m 10 dagen in beslag nemen, afhankelijk van de grootte van uw organisatie.
Hierna worden bevindingen beschreven in een quick scan rapport.

Na afloop
Op basis van de uitkomst van het Quick scan traject wordt een aparte offerte gemaakt.
Pas daarna worden in de vervolgoffertes of een langdurige samenwerkingsvormen vastgelegd als dat gezien de aard van de problemen noodzakelijk is.

Inspectie
De overheid heeft een inspectiestructuur voor het archiefwezen dat onder de Archiefwet valt. Omdat dat voor het bedrijfsleven ontbreekt, kan het voor een instelling nuttig zijn om op archiefgebied toch zo’n inspectie te laten uitvoeren om zeker te stellen dat de instelling op archiefgebied goed bezig is. Ook dan is een Quick scan een goede mogelijkheid. Deze inspectie scan duurt wel iets langer (ca. 13 dagen) maar levert dan een document op van ca. 15 pagina’s waarbij ook een waardeoordeel wordt gegeven over: de dagelijkse leiding, de procedures, het producten- en dienstenpakket, de eventuele  systemen etc.
Als norm daarbij wordt  de NEN/ISO 15489 en NEN/ISO 2082 gebruikt.