Jan Dob Advies is specialist in digitaal archiveren
Wilt u al uw dossiers en documenten digitaal? Jan Dob Advies staat voor u klaar als het om digitaal archiveren in Assen of elders in Nederland gaat. Ik snap als geen ander hoe lastig het kan zijn om al uw dossiers om te zetten en neem de werkzaamheden daarom graag van u uit handen.
Van fysiek naar digitaal archief
Veel archieven zijn nog steeds opgebouwd uit papieren dossiers. In het digitale tijdperk van tegenwoordig zien steeds meer bedrijven de voordelen en soms zelfs de noodzaak in van digitale archieven.
Echter bevinden veel bedrijven zich nog in een hybride situatie. In dat geval hebben bedrijven namelijk wel de intentie om volledig over te gaan van een fysiek naar een digitaal archief. Vaak is het alleen zo dat het hen veelal ontbreekt aan tijd, kennis en/of ervaring om digitaal archiveren in te zetten. Het probleem hierbij is dat beide collecties dan vaak niet compleet zijn. Daarnaast kan het zo zijn dat u op diverse plaatsen moet zoeken om een totaalbeeld van alle beschikbare informatie te krijgen. Dankzij mijn digitale archivering zult u hier geen last van hebben en kunt u alle nodige documenten eenvoudig digitaal terugvinden.
Voor de digitalisering zijn de volgende documentlocaties mogelijk:
- Eigen mailboxen
- Netwerkschijven, soms per afdeling
- Lokale computers
- DMS (Document Management Systeem
- Smartphones en tablets
- Intranet
Gevolgen en oplossingen
In de praktijk is het zo dat personeel vaak een of meerdere van bovengenoemde bronnen niet gebruiken of vergeten. Dit zorgt voor een incompleet beeld van de werkelijkheid. Belangrijke gevoelige informatie blijft uit of komt in verkeerde handen terecht. Aan te raden is daarom een professional als Jan Dob Advies in te schakelen om uw archief te digitaliseren en om voor ordening te zorgen. Zo kan ik een vaste structuur op de afdelingsschijf inclusief rechtenstructuur ontwerpen, het DMS optimaal inrichten en personeel opnieuw trainen. Met behulp van een analyse breng ik vooraf de problemen in kaart, waarna ik met een passende archiefoplossing kom.
Laat Jan Dob Advies uit Assen uw archief digitaliseren en maak vandaag nog een afspraak. Dit doet u door te bellen naar 06 206 370 32.
Door het digitaal archiveren aan mij over te laten, heeft u alles binnen handbereik of opgeborgen wanneer het moet.