Het nieuwe werken is niet meer uit onze werkmethode weg te denken en het blijft dus ook een hot item bij veel instellingen en bedrijven, en wordt dan ook met veel belangstelling gevolgd omdat zij hier dan ook graag aan mee willen doen en bij willen blijven. Dit populaire kantoorconcept wordt dan ook aangeduid als het Nieuwe Werken. Flexwerken en thuiswerken. Kennelijk is het kosten besparend, de medewerkers zijn flexibeler en kunnen hun eigen tijd indelen, zo kunnen ze dan ook gemakkelijker vanuit huis werken en zijn dan niet meer afhankelijk van het openbaar vervoer of zitten niet continu vast in files en dergelijke. Er zijn dan ook al boel bedrijven die dit al meer dan 15 jaar met succes doen.
Ook ik was in de gelukkige omstandigheid om in de loop van het achter ons liggende jaren deze ontwikkeling bij diverse bedrijven zoals Cordis Europa, Accolade en Hanze Hoogeschool regelmatig gade te slaan. Globaal bestaat het uit de volgende elementen. De werknemers hebben geen vaste werkplek (geen vaste kast, hooguit een “locker” bv. in de parkeergarage, fietsenhok of in gardrobe). Er zijn dan ook minder werkplekken dan werknemers en dat is dan ook geen probleem want, medewerkers kunnen vanuit huis werken, en wordt ook goed ondersteunt. Digitaal werken is daarbij dan ook de norm en iets uitprinten en/of op papier bewaren is dan ook tijdelijke toegestaan en een beargumenteerde uitzondering. Het hebben van een betrouwbare en goed beveiligde digitale documentomgeving is daarbij dan ook onontbeerlijk. Het is dan ook belangrijk dat je 7 x 24 uur toegang tot deze omgeving via het internet hebt en is een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle implementatie van dit concept. Om van A naar Beter te gaan moet de hybride, (dus met papier gevulde, kantooromgeving moet worden ontmanteld) er zijn hierbij eigenlijk 3 oplossingen mogelijk.
1. Vernietigen van documenten die geen nut meer hebben
2. Scannen (incl. OCR) van documenten die nog regelmatig geraadpleegd zullen worden
3. En het extern opslaan van die documenten die wettelijk gezien nog wel bewaard
moeten worden, Maar waarvan het onwaarschijnlijk is dat ze nog regelmatig
geraadpleegd zullen worden.
Bij dit laatste wordt het vaak bij de daarvoor gespecialiseerde archiefopslagbedrijven, die her en der in Nederland gevestigd zijn overgebracht. Eigenlijk is het onbelangrijk waar ze zitten want het terug-leveren kan uiteraard ook in digitale vorm plaatsvinden. Dit houd dan in dat de transportkosten in principe eenmalig kan zijn.
Na dat dit is gebeurd gaan we ons concentreren op de documentomgeving die best uit meerdere elementen zou kunnen bestaan, elk met geoptimaliseerde functionaliteit voor de document deeltaken waarvoor ze bedoeld zijn(routing). Voor dit gehele concept wordt er van uitgegaan van de standaarden zoals de NEN-ISO 15489 en de NEN 2082. Ik heb de kennis in huis om dit gehele traject te begeleiden. Bij grote opdrachten kan ik tevens de offertes van externe partijen die aangetrokken moeten worden om al deze taken binnen een redelijke termijn te kunnen uitvoeren, beoordelen. Voor de start van zo’n traject verwijs ik u graag naar het item “Werkwijze” waar het nut van een Quick scan wordt uitgelegd.