De (on)zin van digitalisering

Het klinkt zo logisch en makkelijk, alle papieren dossiers digitaliseren. Maar is het altijd zinvol en zonder gevaar? Hierbij 6 zaken om rekening mee te houden tijdens digitaliseringsprojecten;
Door Jan Dob

1 Foutloos werken

Als organisatie heb je er altijd op toegezien dat de juiste informatie bewaard wordt en terug te vinden is. Wanneer je besluit om dit te digitaliseren mogen hier natuurlijk geen fouten in ontstaan. Borg je manier van werken dus goed en voer uitgebreide kwaliteitschecks uit.

2 Terugvinden

Na het hele proces van digitalisering wil je natuurlijk dat informatie eenvoudig is terug te vinden en geraadpleegd kan worden. Zorg dan ook voor een logische structuur waar betrokken medewerkers goed mee uit de voeten kunnen .

3 Autorisatie

Vroeger had de archivaris een  sleutel van het archieflocatie. Deze medewerker kon het archief bijwerken en opgevraagde stukken boven water toveren. Nu je het archief gedigitaliseerd hebt krijgt iedereen met programmatoegang  de mogelijkheid om door je archief te bladeren en misschien zelfs zaken te wijzigen. Zorg dan ook voor duidelijke autorisatie.

4 Beveiliging

Hoe vaak lezen we niet dat er onzorgvuldig is omgegaan met gevoelige informatie. Of dat een bedrijf is “aangevallen” en anderen door een hack toegang hebben gekregen tot deze informatie. Zorg voor een duidelijk maar ook werkbaar beveiligingsprotocol zodat je datalekken voorkomt.

Over de auteur;

Jan Dob is zelfstandig werkend archiefspecialist en werkt veelvuldig aan digitaliseringsprojecten. Daarnaast voorziet hij organisaties van advies en verzorgt hij trainingen op het gebied van informatievoorziening. Momenteel werkt Jan als projectleider aan een grootschalig digitaliseringsproject voor het OZG Ziekenhuis in Delfzijl.
Meer informatie vind je op www.JanDobAdvies.nl

 

5 Wijzigingen registreren

Met de autorisatie bepaal je wie welke toegang heeft tot je dossiers. Desondanks kan ook hier iets (ongewild) fout gaan waardoor je belangrijke informatie mist. Zorg dan ook voor een goede back-up. Met betrekking tot wijzigingen kun je er zelfs voor kiezen een extra controle moment in te bouwen.

6 Rendement

Digitaliseringstrajecten zijn kostbaar. Bepaal vooraf wat het je gaat opleveren. Met een compleet digitaliseringsplan komen de investering m.b.t software, scannen, controleren, verhuizen, vernietigen en beheren duidelijk in beeld. Maar wat win je er nu mee? Hoeveel gaat je organisatie sneller werken, hoeveel minder fouten worden er gemaakt. Ik breng graag de situatie bij jouw organisatie in beeld en geef je advies over de voor- en nadelen van digitalisering.